旅行社接待會議接待流程

 一：會議資料準備

     1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會人數印刷。

     2：會議資料（主辦單位提供）

     3：領導發言稿（主辦單位提供）

     4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。

     5：項目執行情況資料（主辦單位提供）

     6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

     7：廣告牌設計稿

     8：歡迎布標、會議室布標

     9：會議禮品（按參會人數準備）

    10：會議代表證

    11：會議用餐券

    二：設備及設施準備

     1：投影儀、多媒體電腦一臺

    2：廣告牌按設計稿制作好，根據要求準備

    3：會議室一間（根據入會人數)

    4：車輛準備

    5：麥克風3只

    6：訂制領導座次牌（名單由主辦單位提供）

    7：會議形式：座談及課桌形式

    8：照相機一臺

    9：攝影機一臺、由專業人員操作

    三：會前準備工作程序

     1：根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按部落實到位。

     2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。

    3：提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

    4：提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

    5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全隱患的發生。

    6：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

     四：會議其它費用開支預算

     1：代表證：1-3元/張

     2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需用萬通板6板；徽標、刻字按字數、尺寸、顏色收費、制作費約500元左右

     3：展板：根據主辦方要求，由我方代辦，費用按時結算。

     4：臨時用車：別克商務車（900元/天），現在瑞風商務車（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車（500元/天）

     5：宴會標準（由貴公司訂標準）

     6：水果

     7：紀念品

     8：資料打印、復印

     9：照相、攝像

     10：其它

     五：會場布置

     1：布標

     2：按會議規定的擺防形式及要求布置好會場

     3：設立會務人員發放會議用品及文件

     4：確定會場攝影點和時間

     六：人員安排

     1：根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

     2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務

     3：攝影組：根據會議需求安排攝影人員

     4：車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

     5：旅游接待小組：根據參加考察人數安排每車一位優秀導游，負責代表的服務

     6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務

     七：發票的開據

    在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開具正式發票及酒店的住宿發票。

     八：會議接站

     1：會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處?；疖囌驹O一塊醒目接站牌。

    2：人員及車輛安排

    1）：人員：機場設1-2人、（領導、專家除外）

    2）：接站車輛：根據會務組要求派車

    3）：領導、專家由會務組統一安排，根據航班、車次，派專人專車接送，需要送花、護照的提前安排，保證準確安全接待。

     九：會議報到

     1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”

     2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。

     3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

     4：根據會務組要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券

     5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存

     6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發給代表

     7）：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

    十：會議期間

     1：要求酒店落實叫早服務

     2：準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行

     3：會議室布置情況落實

     4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

     5：及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋

     6：與酒店 公司財務人員協調好票據的開取

     7：準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

    十一：會議考察

      1、代表的安全問題

      1）、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。

      2）、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確?？疾祉樌M行。

      3）、要求每個環節的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。

      4）、我中心承諾確保代表返程機、車票，并根據返程時間及方向分批送行，取保順利返程

      十二：會議結束工作

       1：會議結算

       1）：我方向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤

      2）：向會務組提供所需發票

      3）：返還會務組附加的會議利潤

      4）：我方本著多年的辦公經驗，為會務組在各項費用開支中，爭取最大的利益

     2：會議返程

      1）：我方根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程

      2）：我方可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送精美禮品

      3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務組反饋