某某公司或某某旅行社：

    根據貴公司要求，我社為貴公司此次會議設計了如下會議方案，若有何疑問，請及時與我社聯系，再做具體協商。

    X月X日：機場接機，報到，入住酒店

        我社派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參會人員報到，安排參會人員入住酒店休息。

    X月X日～X月X日：會議召開

        安排參會人員前往會議場地參加會議，我社派專人協助會務組做好會議中各方面的協調工作，以及各種突發事件的處理。

    X月X日～X月X日：會議旅游考察，結束會議

        優惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作和離開云南的票務、接送工作。

    1、會議整體策劃、設計。

    2、全程會議操作、跟蹤。

    3、會后總結、會后整體安排。

    （一）會前準備

    1、實地考查

        會議召開前一月，貴公司派考查人員至云南具體城市，我社派專人陪同考查團實地考查我社提供推薦的會場、入住酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細節做進一步的協商，敲定會議最終方案。

    2、會場布置

        會議召開前一周內，貴公司派會務組至云南具體城市，我社派專人配合會務組與會場提供方就會場布置方面進行具體設計安排，會議召開前一天將會場按會議要求安排布置妥當。

    3、會議設施

        在會議召開前，我社按照貴公司的要求，就會議所需設施進行制作、租用、安排。如：平面立體、AV設計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、筆記本電腦、激光打印機、復印機、傳真機、裝訂機、專業桁架（平面、立體）、特裝搭建(舞臺、背景板、展臺)、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯對講機。

    4、參會人員報到

        參會人員到達之前，我社配合會務組安排布置參會人員入住的酒店大堂內的會議報到。

    5、會議召開

        我社派專業會務人員配合會務組進行具體的會議操作。

    6、票務信息提供

        及時準確提供機票、火車票信息。

（二）會中服務：

    1、提供專業外語翻譯,攝像,禮儀公關和文秘服務。

    2、免費提供經驗豐富的接待人員全天協助會務工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發、分房、展臺規劃及會場布置等工作）。

    3、會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務。

    4、向參會人員提供全市范圍內機場、火車站接送服務。

    5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協調服務,（如:打印、復印會議相應資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路托運和云南土特產及會議禮品。

（三）會后總結：

    1、優惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作。

    2、協助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結。

    （一）酒店信息

    （二）旅游線路

    （三）景區信息

    （四）會議餐飲

    （五）會議用車

    （六）具體報價

    （七）票務信息

    （八）會議所在城市的注意事項

附錄：（一）酒店信息

　　對會議使用酒店進行大概介紹。

    圖片。

    酒店客房：

    對酒店會議用房進行介紹。

    圖片。

    會議廳：

    對酒店會議場所進行介紹。

    圖片。

    酒店餐廳：

    對會議的就餐餐廳進行介紹。

    圖片。

附錄：（二）旅游線路

    按照會后實際情況，為參會人員設計制作的具體旅游線路。

附錄：（三）景區信息

    對旅游線路和會議所在城市的景點景區進行介紹，并附圖片。

附錄（四）會議餐飲

    為會議設計各種適合的用餐標準。

附錄（五）會議用車

    對會議提供各類不同檔次的車型。

附錄（六）具體報價

    會議用房具體價格（標間、單間、各類套房）

    會議廳具體情況（會議廳尺寸、面積、附帶免費項目）及價格

    會議使用設備價格（如：投影儀等）

    會議用車價格（提供各類車型的價格<單位：元/輛/天>）

    會議用餐具體標準（自助餐、中餐、特色餐、早餐并附具體標準和菜單）

附錄（七）票務信息：

    會議召開城市至參會人員所在各個城市的具體航班及火車信息。

附錄（八）會議所在城市的注意事項：

    將會議召開城市應注意的事項進行說明（會議召開時間段的天氣情況、當地風俗。民族禁忌等）