| 1.需要做些什麼？ |
| 會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。 |
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| 2.誰來籌劃會議？ |
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從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。 |
| 善于與人共事 |
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能夠安排恰倒好處的菜單 |
| 善于注意小節 |
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能夠熟練操作電腦 |
| 善于解決問題 |
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能夠熟練地與視聽服務公司打交道 |
| 善于與人協商 |
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能妥善接待貴賓和外國客人 |
| 能夠管理會議財務事宜 |
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熟知各種禮儀 |
| 熟悉酒店運作 |
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行事果斷、執著 | |
| 會議籌劃者的任務： |
| 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標 |
| 制定會議議程 |
了解可供使用的場所和設施情況 |
| 選擇或提議合適的場所 |
檢查并比較各項設施 |
| 安排交通事宜 |
協調會務工作人員的活動 |
| 招收、培訓會務人員和廣告人員 |
制定可行預算或按既定預算安排工作 |
| 確定各項工作的時間安排 |
視察選定的場所和設施 |
| 與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司） |
| 確定印刷公司 |
安排食品、飲料有關事宜 |
| 討價還價 |
同會議發言人和各位貴賓進行聯系 | |
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| 3.主要會議類型： |
| 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。 |
| 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。 |
| 產品發布會：是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。 |
| 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。 |
| 專業會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。 |
| 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。 |
| 培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業培訓人員教授，而且通過培訓要實現某些目的和目標。 | |
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| 4.會議籌劃步驟： |
| 目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些： |
| 培訓、通知、教育、探討問題、做決策 |
| 引入新事物或介紹新人員 |
| 激勵、開發、展示、促進與改善、解決問題 |
| 討論如何贏利、贏利 | |
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| 5.在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了： |
| 預計召開會議的日期； |
| 會議預計召開幾天； |
| 打算在什麼地方召開會議； |
| 會議形式或程序是什麼； |
| 需要多大的場地； |
| 以前開過這樣的會議嗎？結果如何； |
| 將有多少人到會； |
| 會議預算是多少； |
| 與會者對費用開支很在意嗎？ |
| 打算選用什麼級別的酒店和設施； |
| 打算選用最高級的房間標準是什麼； |
| 誰來制作會議邀請函； |
| 會議需要向與會者打印相關資料嗎？ |
| 會議的發言人有哪些？ |
| 會議需要什麼樣的視聽設備； |
| 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次； |
| 與會者可以攜帶家屬嗎？ |
| 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？ |
| 有誰來承擔這些活動的費用。 | |
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